Política de viagem corporativa. O que é? Como funciona? Por que ter? Quais impactos em não usar?

Política de viagem corporativa: o que é?

A política de viagem corporativa é um documento estratégico que detalha todas as diretrizes e especificações essenciais. Ela abrange todos os gastos reembolsáveis, desde transporte e hospedagem até alimentação, garantindo que cada vendedor externo ou colaborador compreenda exatamente quais despesas serão cobertas pela empresa.

Como uma política de viagem corporativa funciona na prática?

Ela estabelece os parâmetros para colaboradores em viagem a trabalho, assegurando que as ações sejam adequadas e alinhadas aos objetivos da empresa. Estas diretrizes tipicamente incluem:

1. definições sobre meios de transporte permitidos;

2. orientações sobre hospedagem;

3. limites de gastos estabelecidos;

4. Sistemas de reserva autorizados

5. critérios para reembolso de despesas;

6. documentação necessária;

7. responsabilidades durante;

8. protocolos para deslocamentos entre destinos.

Esta política também serve como instrumento para promover comportamentos responsáveis e evitar gastos desnecessários. Pode incluir diretrizes específicas sobre preferência por opções econômicas de transporte, como voos com melhor custo-benefício ou utilização de transporte público quando viável.

Por que ter uma política de viagem corporativa?

A política de viagem corporativa atua como um sistema de padronização para todos os procedimentos de reembolso de despesas da organização. Independente da finalidade do deslocamento, tanto o empresário quanto o colaborador necessitam ter clareza sobre os custos envolvidos para que o planejamento da viagem, incluindo reservas de hotéis, compra de passagens e gastos com alimentação, seja eficiente.

Esta estratégia previne contratempos durante o processo de ressarcimento ou adiantamento em situações específicas. Confira outros benefícios de implementar uma política de viagem corporativa.

Quais os impactos da ausência de uma política de viagem corporativa?

A falta de diretrizes claras pode resultar em diversos prejuízos para a organização. Primeiramente, a ausência de regras definidas pode gerar despesas extras com hospedagem, transporte, alimentação e outros recursos necessários durante as viagens.

Além disso, questões relacionadas à segurança dos colaboradores podem surgir, expondo-os a riscos evitáveis. Aspectos legais também são preocupantes, incluindo problemas de compliance e possíveis fraudes, que podem ocorrer quando a empresa não segue adequadamente as regulamentações durante os deslocamentos dos funcionários.

Conclusão

Percebe-se, portanto, a importância crucial de estabelecer diretrizes claras ao desenvolver uma política de viagem corporativa. Dessa forma, sua organização consegue operar com maior eficiência, economia e equidade em relação aos colaboradores, contribuindo diretamente para a construção de um negócio sustentável e competitivo no longo prazo.